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Notas de uma palestra sobre SECRETARIADO
Não é um curso de secretariado, mas estas noções achei bem interessante, assim que der coloco mais,  espero que goste...

Recepção de Pessoas:
    Comunicar-se é a base de todo bom relacionamento. Ao receber uma pessoa tenha sempre um sorriso, uma atitude cortês, delicada e prestativa.
    Desenvolva o hábito de cumprimentar cada pessoa de moto que se sintam especiais. Demonstre interesse pela pessoa.
    O visitante deve se sentir à vontade e tranquilo, para que forme uma boa imagem da empresa.
    Por outro lado, não dê informações sobre você, seu chefe e a empresa.
    Mostre aos outros que seu chefe é receptivo, mas muito ocupado e não pode atender a todos pessoalmente e que, em alguns casos a pessoa será atendida por um acessor. Fazendo isso, você transmitirá a simpatia dele e o livrará de pessoas inoportunas e que tratam de assuntos sem interesse para ele.
   Uma pessoa que trabalha com recepção tanto diretamente de pessoas quanto de ligações deve ter em mente que ela deverá agir como uma barreira e deixar passar ou barrar de acordo com o estado do chefe.
    Um bom recepcionista se adianta e tenta antecipar o atendimento. Pessoas que constantemente ficam ligando para o chefe perguntando:
- Atendente: O Sr. fulano está aqui, o Sr. pode atende-lo agora?
- chefe: O que será que ele quer?
- Atendente: Espere um pouco. Sr. Fulano sobre o que o Sr. vai falar?
O dialogo acima é classico de alguem que não está servindo para nada. Nem adiantou o assunto...
Muitas vezes o próprio atendente consegue lidar com o assunto e resolver ai mesmo:
-Sr. Fulano: Eu queria avisar o chefe que o cartaz está pronto.
Se o atendente fosse eficiente já teria filtrado antes e só tinha ligado para o chefe com uma única mensagem: O Sr. Fulano avisa que o cartaz está pronto.
    Parece tolo, mas você não imagina quão corriqueira ocorre o caso acima: Atendentes que agem somente como um amplificador e não como um filtro.
Dicas ao utilizar o telefone:
- Use uma linguagem correta;
-Não use voz "adocicada" nem faça charme;
- "bem, querido, ..." não é linguagem profissional e NUNCA deverá ser utilizada;
- NÃO diga: "espere um pouquinho" mas sim: "por favor, aguarde";
Recepção de ligações:
    Na maioria dos escritórios o telefone é um fator que tanto pode ajudar quanto incomodar, sendo que quando ele começa a atrapalhar, torna-se necessário uma pessoa para filtrar as ligações.
    Quando se contrata um atendente, está se procurando alguém que saiba conversar e ter iniciativa. Quando um chefe pede ao atendente não ser incomodado, o atendente tem que ter jogo de cintura para segurar as ligações. Assim como saber filtrar os recados e passar em ordem para o chefe quando ele estiver liberado.
    Não estou aqui dizendo que o atendente deverá tomar decisões sobre a empresa, mas sim, aprender a educar sua percepção e entender os momentos do chefe sabendo quando e o que deve-se passar adiante.

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